Product Lifecycle Management
Si les fonctionnalités des solutions de gestion de documents et de PLM vont bien au-delà, l’indexation, l’accès et la recherche d’informations font partie des bases de la GED.
Revenons-nous sur ces bases, et les différentes manières d’accéder aux informations, en prenant quelques exemples de recherches.
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Nous avons déjà vu dans cette rubrique « Concept de GED » que la grande majorité des GED permet d’associer un nombre illimité de fichiers à une même fiche, indépendamment du format et assure le suivi du cycle de vie de ces fiches documentaires ou « fiches de métadonnées » et leur partage et leur évolution au travers de processus métier.
Mais que signifie le terme « métadonnées » dans le cadre de la GED?
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Dans le cadre de cette rubrique du blog PLM sur les principes de GED, étudions quelques bonnes pratiques de la gestion de documents et de flux documentaires dans les grands projets.
En effet, si ces bonnes pratiques relèvent avant tout de principes logiques, elles sont souvent mal maîtrisées et rarement supportées par des process adaptés. La capitalisation du savoir est pourtant un enjeu fondamental, puisque toute connaissance non capitalisée est amenée à disparaître. Et comment mieux capitaliser une connaissance qu’en la rédigeant dans un document ?
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Dans notre rubrique « Principes de GED » , nous allons revenir sur un point de base, mais essentiel… et qui n’est pas forcément toujours bien compris. Pas de grandes fonctions clés ou de processus innovants aujourd’hui : retour aux fondamentaux !
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Dans notre précédent article de la rubrique « Principes de GED » nous étions revenus sur les bases et sur ce qu’est un « document » dans la GED. Cela fait partie des notions fondatrices qu’il est toujours intéressant de préciser.
Un autre des éléments centraux pour bien comprendre la GED est le dossier documentaire. En effet comme un des objectifs principaux de la GED est d’organiser l’information documentaire, être capable de classer l’information dans des arborescences «intelligentes» adaptées à l’entreprise est essentiel !
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Quel que soit le service dans lequel on travaille, faire réviser et valider les documents pose souvent plus de difficultés que cela ne devrait! Analyser, sélectionner et déployer les procédures adéquates n’est pas toujours aisé et pour commencer à éclaircir ce sujet, notre article de blog du jour portera sur les cycles de revue « série » ou « parallèle ».
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Un grand nombre de sociétés sont organisées en structures pyramidales dans lesquelles les services sont souvent structurés en silos de direction. Au quotidien, la stratégie de l’entreprise est souvent déclinée en sous-stratégies propres à chaque service ce qui cloisonne encore plus l’information.
Cette organisation engendre des problèmes très importants pour la direction de l’entreprise car chaque service perd la vision d’ensemble et les objectifs d’entreprise pour se concentrer sur ses buts propres.
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Dès lors que l’on doit gérer et manipuler des volumes importants de documents, l’utilisation d’une codification devient nécessaire. Il est important que chaque acteur d’un projet puisse communiquer par un même nom et une même définition sur chacun des documents d’un projet. La codification est composée le plus souvent d’une référence, à laquelle nous nous intéresserons aujourd’hui et d’un numéro de version.
Il existe deux types majeurs de codification, chacun ayant ses avantages et ses inconvénients.
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Il devient de plus en plus flagrant que le morcellement des référentiels de données ne permet pas une vision commune et partagée par tous les acteurs du projet, sauf en développant des interfaces coûteuses et complexes. Et pourtant centraliser les informations et disposer de cette vision commune est essentielle pour le bon déroulement du projet !
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Il n’est pas possible d’évoquer les problématiques de GED sans un focus particulier sur le processus de validation. Si codifier, référencer et centraliser les documents est la première pierre angulaire de la gestion de flux documentaires, en assurer le suivi du cycle de vie (identification des modifications à apporter, montée en versions et prise en compte des modifications, suivi des envois…) en est la deuxième.
Et qui dit cycle de vie, dit gestion des états/statuts et donc processus de validation!
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