Dans de précédents articles de notre rubrique « Concept de GED », nous avons vu que la grande majorité des GED :
- permet d’associer un nombre illimité de fichiers à une même fiche, indépendamment du format
- assure le suivi du cycle de vie de ces fiches documentaires ou « fiches de métadonnées » et leur partage et leur évolution au travers de processus métier
Mais que signifie le terme « métadonnées » dans le cadre de la GED? Ce terme est en effet utilisé dans de nombreux autres domaines (elles sont, par exemple à la base des techniques du Web sémantique).
Métadonnée : au-delà du contenu du document en tant que tel
De manière globale, une métadonnée est une donnée servant à définir ou décrire une autre donnée quelque soit son support (électronique, papier…). De manière plus concrète, pour la GED, c’est un ensemble d’informations qui renseigne les éléments essentiels dont nous avons besoin pour gérer, classer et rechercher un document, au-delà du contenu du document en tant que tel.
Sans les métadonnées, la gestion de documents électronique se ferait « à l’aveugle ». En effet, le format du document peut être de tout type, et le contenu est souvent difficile à interpréter par le logiciel. C’est en quelque sorte une boîte noire, dont les informations clés sont difficilement exploitables dès lors qu’on sort de son nom et de son type.
Contenues dans les fiches documentaires auxquelles les documents sont associées, les métadonnées permettent de disposer d’informations complémentaires exploitables par la GED. Elle permettent de qualifier le document avec les informations telles que le titre, l’auteur, la langue, la description, la date de création ou d’envoi en validation mais peuvent aller bien au-delà ! Les métadonnées sont les bases de la majorité des fonctions de recherche, de classement, de cycle de vie et sont aussi essentielles pour les processus. Mises à jour selon l’évolution du document, elles apportent les informations nécessaires pour la mise en place des fonctions avancées (process), des règles de gestion et des automatismes de la GED.
Des fiches de métadonnées adaptées à chaque secteur d’activité
Selon les secteurs d’activité qui utilisent la GED, la solution doit pouvoir adapter ses fiches de métadonnées pour être le plus proche possible des besoins du client. Entre une industrie agroalimentaire et un exploitant de systèmes militaires, les informations clés liées aux documents diffèrent! Disposer d’un outil paramétrable (nombre, type de champs, comportements, liste de valeur…) mais aussi spécifiquement adapté à des secteurs donnés comme les solutions LASCOM dédiées à l’agroalimentaire et la cosmétique est donc une nécessité.
