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Concept de GED : qu’est ce qu’un document ?

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  • 17 juin 2019
GED : exemple du concept de document

 Le document dans la GED

Dans cet article de la rubrique « Principes de GED«  , nous allons revenir sur un point de base, mais essentiel… et qui n’est pas forcément toujours bien compris. Pas de grandes fonctions clés ou de processus innovants  dans cet article : nous revenons aux fondamentaux ! En effet : acquisition, stockage, diffusion, valorisation… dans la GED tout semble tourner autour du concept de document.

Dans la GED (ou DMS pour Document Management System), un document n’est pas un simple fichier informatique. Il s’agit d’un ou plusieurs fichiers informatiques (de type Ms Office, AutoCAD, Vidéos, image, etc…) qui sont associés à une fiche documentaire qui contient les champs nécessaires à l’identification (codification) de ce document (distinction entre contenant et contenu !).

Il est possible de sélectionner plusieurs fichiers afin de les associer à une fiche, comme par exemple:

  • le fichier natif (qui a servi à rédiger le document), comme un fichier Word, Excel ou une maquette de produit
  • le fichier final au format PDF

Un nombre illimité de fichiers peuvent être associés à une même fiche et cela indépendamment du format.

Dans la plupart des cas, la fiche de métadonnées et les fichiers joints d’un document validé ne peuvent plus être modifiés afin de garantir l’intégrité du document à l’utilisateur qui le consulte. Le seul moyen pour modifier un document validé est alors :

  • de créer une nouvelle version du document avec la fonction « monter de version »
  • de modifier la nouvelle version,
  • puis de valider la nouvelle version

GED : si on parlait de la fiche documentaire

Appelée aussi « Fiche signalétique », « fiche de métadonnées », « fiche de renseignements » ou « formulaire », c’est un ensemble d’informations qui renseigne les éléments essentiels dont nous avons besoin pour gérer et classer un document et par conséquent de pouvoir le rechercher.

Nos solutions de PLM proposent par exemple en standard une série de familles de documents suivant le secteur auquel elles s’adressent. La raison de l’existence de ces familles de documents est de permettre la structuration des données, la gestion des accès à haut niveau à l’information, mais également d’utiliser des modules annexes du PLM.

Voilà donc pour une revue rapide de quelques bases de la GED !

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