Il n’est pas possible d’évoquer les problématiques de GED sans un focus particulier sur le processus de validation. Si codifier, référencer et centraliser les documents est la première pierre angulaire de la gestion de flux documentaires, en assurer le suivi du cycle de vie (identification des modifications à apporter, montée en versions et prise en compte des modifications, suivi des envois…) en est la deuxième.
Et qui dit cycle de vie, dit gestion des états/statuts et donc processus de validation!
Certains documents sont plus critiques que d’autres et peuvent exiger d’être validés par un plus grand nombre de spécialistes. Les besoins ne sont donc pas identiques en termes de processus pour un document « simple » ou « critique ». Cependant, dans bien des cas, les processus sont similaires et basés sur le cas critique, ce qui crée une complexité non nécessaire pour les documents simples.
Validation simple
Ainsi un document considéré comme simple doit être validé par son auteur et un utilisateur attitré, avec un partage des responsabilités. L’utilisateur attitré représente l’ensemble des utilisateurs du document. C’est lui qui a la charge de s’assurer que le document ne présente pas de problème pour tous les autres utilisateurs. Chaque révision doit être à nouveau validée par ces mêmes responsables. Il est important que la codification utilisée pour identifier ces responsables identifient des individus précis et non des fonctions.
Validation complexe
Dans le cas de documents critiques, ils doivent être créés et validés par les membres désignés d’une équipe interfonctionnelle avant leur diffusion. Pour les documents pouvant avoir un impact important (ex : document de maintenance d’une centrale nucléaire), la validation nécessite un rôle d’approbateur en complément du créateur et du responsable utilisateur, qui appose sa responsabilité pour la diffusion du document.
Les logiciels de GED, GDT et de PLM doivent intégrer ces différents niveaux de validation, par des processus différents, mais aussi en permettant à un même processus de validation de s’adapter automatiquement en termes de destinataires, d’étapes et de vérifications, selon le type de document et sa criticité.
En effet et c'est tout à fait logique que chaque document devrait être validé selon sa catégorie. Et ce, que ce soit dans le processus de sélection que dans le cadre de la gestion de dossiers en entreprise.