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Les principes de gestion des flux documentaires

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  • 9 septembre 2019
Cycle de vie des documents et GED

Dans le cadre de cette rubrique du  blog PLM sur les principes de GED, étudions quelques bonnes pratiques de la gestion de documents et des flux documentaires dans les projets et les processus de développement de produits.

En effet, si ces bonnes pratiques relèvent avant tout de principes logiques, elles sont souvent mal maîtrisées et rarement supportées par des process adaptés. La capitalisation du savoir est pourtant un enjeu fondamental, puisque toute connaissance non capitalisée est amenée à disparaître. Et comment mieux capitaliser une connaissance qu’en la rédigeant dans un document ?

 

Cycle de vie du document : les grands principes

Justement, commençons dans cet article par introduire une des bases principales : le cycle de vie du document !

La finalité de tout document d’entreprise réside dans la fourniture d’informations à destination des personnes intéressées par son contenu. L’ensemble de ces personnes représente ce que l’on appelle la population des utilisateurs du document. Un document d’entreprise est donc avant tout rédigé à des fins de diffusion.

Si la phase de rédaction est consommatrice de temps, elle n’est pas la phase la plus dure à gérer. En effet, un document pourra être amené à évoluer au cours du temps, en fonction des remarques des utilisateurs. Et la complexité réside justement dans ce processus d’évolution et de maintien à jour.

Mais si le recueil des remarques est toujours intéressant, la suite à donner à celles-ci diverge selon la nature du document et surtout selon la contractualisation de sa fourniture, ou tout du moins la nécessité de son acceptation par les utilisateurs.

Prenons le cas d’un document non soumis à acceptation, le contenu d’un blog par exemple. En tant que lecteurs, vous êtes les utilisateurs de ce document. Vous avez la possibilité d’apporter vos commentaires sur le contenu. Cependant vos remarques ne déclencheront pas nécessairement la mise à jour de l’article. Non pas parce que nous n’en aurions que faire, mais parce qu’aucun contrat ne régit la fourniture de ce document et qu’aucune acceptation n’est attendue.

A l’inverse, dans le cas où la fourniture d’un document est régie par un contrat ou qu’une acceptation est attendue, les utilisateurs ont la possibilité de demander la prise en compte de leurs remarques au travers d’une mise à jour.

 

Les étapes clés des processus de gestion documentaire

Un processus de gestion documentaire maîtrisé passe donc par plusieurs étapes fondamentales, que sont :

  • la rédaction du document,
  • la revue et le traitement des avis avant diffusion
  • l’obtention de la validation
  • la diffusion
  • Le recueil des commentaires des utilisateurs

L’ensemble des avis constitue autant de contributions qui permettront l’alimentation d’un nouveau cycle, et ce jusqu’à la déclaration d’obsolescence du document. L’efficacité du processus d’évolution et de maintien à jour est donc capitale !

C’est pourquoi dans d’autres articles de cette rubrique nous nous concentrons sur les différentes étapes de ce cycle et sur les bonnes pratiques à mettre en place.

 

Au-delà du cycle de vie des documents, le cycle de vie de la donnée

Si nous nous sommes concentrés ici sur le document et son cycle de vie, il est de plus en plus important dans le cadre des projets industriels et du développement de nouveaux produits de se positionner à un niveau de granularité de l’information plus élevé. C’est à dire de gérer l’information au niveau de la donnée et non seulement au niveau des documents. On dépasse alors les solutions de simples GED (Gestion Electronique de Documents) pour arriver aux solutions de PLM (Product LifeCycle Management). Un sujet traité à de multiples reprises dans ce blog !

 

 

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