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Product Lifecycle Management

Révision des documents : cycles série et parallèle

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  • 1 octobre 2018
Cycle validation serie parrallèle

Quel que soit le service dans lequel on travaille, faire réviser et valider les documents pose souvent plus de difficultés que cela ne devrait! Analyser, sélectionner et déployer les procédures adéquates n’est pas toujours aisé et pour commencer à éclaircir ce sujet, notre article de blog du jour portera sur  les cycles de revue « série » ou « parallèle ».

Dans beaucoup d’entreprises les cycles de revue des documents se font en série, sans processus ni outil de support. M. Dupont, le créateur du document l’envoie à son collègue M. Luc, puis à sa supérieure Mme Léa puis à M. Paul du service de contrôle qualité avant de le diffuser. D’ailleurs, au final on se retrouve souvent avec un nom de document à rallonge du type [Client] – Spécification XXX-v4_Luc_Lea_Paul.

Cycles de validation et de révision : les bonnes pratiques

Travailler en série rallonge les cycles de validation car les temps de révision de chacun s’additionnent comme Mme Léa ne peut commencer à revoir le document avant M. Luc, et M. Paul avant Mme. Léa. Le respect du processus dépend de la rigueur de la personne qui envoie en validation, le plus souvent le rédacteur du document lui-même lorsqu’il a terminé la rédaction. Ainsi le process de série n’est souvent pas respecté et tous les intervenants revoient le document en même temps, font des remarques parfois contradictoires, ne prennent pas en compte les remarques des autres etc. Cela crée bien sûr d’énormes difficultés pour fusionner les différentes versions! Dans le premier cas où le cycle série est respecté, Monsieur Dupont a besoin d’énormément de temps pour faire valider son document et dans le deuxième il se retrouve avec 3 versions de son document avec des corrections différentes, portant parfois sur les mêmes éléments. Question efficacité on peut faire mieux… La deuxième possibilité, que doit permettre tout bon logiciel de gestion de données, est de gérer (correctement) les cycles de revue en parallèle, c’est à dire sans avoir des problèmes de fusion (ou « merge ») des documents. Pour cela la solution logicielle doit permettre d’annoter un document sans l’altérer grâce à des formats de calques. On peut ainsi avoir une vision globale des différentes remarques en superposant les calques et chaque acteur du processus de revue peut à tout moment et en temps réel accéder aux remarques effectuées par les autres acteurs. Le responsable peut ensuite suivre et tracer la prise en compte des différentes remarques au fur et à mesure des révisions successives. Pour chaque version on sait précisément quelles remarques ont été prises en compte. Le processus est ainsi beaucoup plus fluide et efficace. Cette méthode permet à l’ensemble des acteurs de travailler en parallèle à la revue d’un document, tout en assurant la traçabilité de toutes les annotations et de leur suivi.

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