Cet article en deux parties dresse une liste des principaux risques d’un projet de mise en place d’une solution Product Lifecycle Management. Dans cette première partie, nous vous présentons les considérations à avoir en amont du projet pour vous assurer que vous et votre fournisseur allez dans la même direction. Les solutions PLM ayant un large cadre fonctionnel, elles impactent plusieurs départements de l’entreprise. C’est pour cela qu’il est primordial de bien définir les attentes, les exigences et les étapes à suivre ainsi que les responsables pour celles-ci.
Les attentes parfois irréalistes des projets PLM
Risque :
- Il est toujours possible pour des fournisseurs de PLM de répondre à des attentes qui ne respecteraient pas le but premier d’une solution de Product Lifecycle Management. Pourtant, un bon fournisseur devrait vous alerter quand vos exigences dépassent ce pour quoi le logiciel est conçu. Si dans un premier temps la solution répondra à vos besoins techniques, il y a de fortes chances pour que des problèmes apparaissent plus tard, comme un manque de flexibilité ou d’adaptation à vos besoins spécifiques.
- Un paramétrage qui ne correspond pas à la solution standard de votre fournisseur peut entrainer des complications dans le projet, ce qui rallongera le temps de mise en place. Cela peut aussi entrainer des problèmes de maintenance sur le long terme.
Solution :
Définissez vos besoins avec précision, évaluez différentes offres de fournisseurs, assistez à des démonstrations en direct et surtout prenez le temps d’évaluer comment chaque solution proposée peut apporter une bonne réponse à vos besoins.
Cela peut sembler banal comme démarche, mais l’expérience avec nos clients nous a démontré que beaucoup rencontraient des difficultés à bien définir leurs besoins et à y associer une solution logicielle. C’est une étape clé à laquelle nous participons activement avec nos clients s’ils en ressentent le besoin.
Analyser les écarts avant de lancer votre projet PLM
Risque :
Même si vous trouvez une solution PLM qui correspond parfaitement à vos attentes, il y aura toujours un écart entre votre “idéal” et ce que le fournisseur pourra effectivement vous fournir avec son logiciel. Cet écart doit être bien évalué afin d’éviter l’insatisfaction de ne pas pouvoir utiliser efficacement le logiciel à cause d’une mauvaise adaptation à votre processus d’innovation.
Solution :
Votre fournisseur se doit de passer en détail toutes les singularités de votre activité, les livrables attendus, l’assignation des responsabilités dans votre entreprise, etc. Ces données lui permettront d’analyser l’écart entre vos besoins et les standards de son logiciel pour adapter la configuration.
La planification du déploiement du PLM
Risque :
Une mauvaise planification du projet a des conséquences largement discutées et bien connues. Cela dit, dans le cas spécifique d’un projet PLM elle peut entrainer :
- le refus du changement et un manque d’adhésion des utilisateurs. C’est un risque élevé compte tenu de la place centrale d’une solution PLM dans le quotidien des équipes business et dans l’architecture informatique.
- l’inefficacité de la mobilisation de vos équipes, ce qui aura un impact sur le long-terme sur le ROI du projet et ralentira vos capacités d’innovation.
- le mauvais rendu des spécificités de votre processus, de la réactivité des différents niveaux hiérarchiques et de la validité du cycle d’approbation dans la solution
Solution :
- Il est crucial que votre fournisseur prenne du temps avec vos équipes et comprenne comment elles travaillent.
- Une matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) doit être mise en place pour toutes les sous-tâches et les validations du projet.
- Echéances, étapes, réunions de pilotage et livrables attendus doivent être définis et respectés. Blâmer le fournisseur pour les retards est facile mais comme nous le verrons dans la seconde partie, l’implication des experts métiers est un élément critique de la réussite du projet. A terme, le PLM concernera toute la chaine de création, ce n’est pas un projet informatique mineur.
Dans la seconde partie, nous aborderons les risques les plus probables après le lancement du projet :
- Le manque d’implication des experts métier
- Le manque de préparation des ateliers de travail
- Les tests de validation utilisateurs (U.A.T.)
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