Workflow, un choix d’implémentation par défaut pour les processus ?

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  • 26 avril 2021
Implémenter vos processus

Après avoir déjà abordé dans un autre article de ce blog la différence entre processus et workflow, une question faisait logiquement son apparition : dans les outils informatiques, les workflows rigides sont-ils le choix d’implémentation par défaut pour prendre en compte les processus de l’entreprise ?

Pour modéliser efficacement un processus sous forme d’un workflow informatique, il est nécessaire de disposer d’une vision très précise et claire des processus et des intervenants. Les workflows sont donc des outils puissants de modélisation, en particulier lorsqu’ils sont mis au service de logiciel, mais :

  • Ils doivent être bien cartographiés (acteurs, tâches, conditions…)
  • Ils sont également plus rigides

Le « tout workflow » peut créer une usine à gaz

Si on prend l’exemple du logiciel PLM de Lascom, il permet de piloter des processus métiers très variés qui ne sont pas systématiquement modélisés sous forme de workflows rigides. Avec l’expérience accumulée, nous savons en effet que le « tout workflow » peut très bien créer des « usines à gaz » et complexifier un processus qui devrait être simple et intuitif. En effet, si une approche avec une structure rigide est nécessaire pour assurer la qualité, il est souvent préférable de conserver un niveau de flexibilité et de souplesse pour permettre de s’adapter selon le cadre et le type de projet : taille, lieu, budget…

Entre un processus de modification d’un document au travers d’un simple changement d’indice associé au principe de « check out / check in », un processus de gestion d’appels d’offres complexe faisant intervenir de nombreux fournisseurs ou un processus interne de gestion des modifications avec analyse d’impact, les méthodes d’implémentation différent ! Enchaînement simple d’actions, workflow rigide, fichier Excel structuré, fonctionnalités de gestion des documents du type check-in/check-out…, il faut identifier quelle est la meilleure approche pour chaque processus.

 

Bien différencier l’objectif métier de la manière d’implémenter le processus

Il s’agit donc de prendre du recul et c’est aussi pour cela qu’il est important de différencier la notion de processus qui porte les objectifs métier, du workflow qui est plus (au sens informatique) une manière de le modéliser. Chaque processus a des niveaux nécessaires de complexité et de traçabilité qui lui sont propres. Il faut donc adapter l’approche de modélisation au processus et non pas forcer le processus à rentrer dans un outil de modélisation… Cela peut paraître simple et évident mais ce n’est pas toujours appliqué !

Pour les industriels, le choix de méthodologie de l’éditeur pour implémenter leurs processus dans la solution logicielle est donc décisif pour répondre de manière simple et efficace à leurs besoins. Idéalement, il faut avoir une gamme de possibilités large afin que ces choix n’impliquent pas de contraintes d’un point de vue métier. Avant toute chose, c’est la compréhension par l’éditeur des besoins et des processus métier qui est primordiale afin d’adapter au plus près la manière d’implémenter les processus aux besoins du client. Les méthodes d’implémentation des processus métier sont ainsi variées : workflows rigides, gestion de séquencement évolutif de tâches, fonctionnalités spécifiques, procédures humaines…

 

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