Quelles procédures suivre lors du lancement d’un projet et durant toutes les étapes du cycle de vie projet? Comment organiser les échanges et assurer la traçabilité des validations à chacun des jalons?
Pour répondre à ces questions, les entreprises structurent souvent leurs projets autour d’un processus d’affaire principal dont le rôle est d’organiser les étapes et les jalons majeurs de l’affaire. Ce processus central peut correspondre au lancement (et aux autres étapes du cycle de vie) d’un produit innovant dans l’industrie, à un nouveau projet de construction pour une société d’ingénierie, à un nouveau contrat… Pas question de sauter une étape ou de se passer d’une des validations prévues dans ce processus !
Processus projet structurant et sous-processus flexibles
De la rigidité est donc nécessaire pour assurer la qualité, mais les moyens et les méthodes mis en place à chacune des étapes ne sont pas forcément fixes. Suivant le type de projet (entre une affaire à 10K€ et à 1M€ les étapes n’ont pas les mêmes contraintes !), les équipes en charge de chaque étape ont une vision plus précise des actions à mettre en place et des spécificités liées au cadre projet. Il faut donc aussi conserver une certaine flexibilité dont ces équipes ont la responsabilité.
Il existe donc une vraie complémentarité entre une structure centrale et rigide de processus et la capacité à apporter une souplesse maîtrisée en fonction du type de projet : d’un côté toutes les étapes définies dans le processus principal doivent être prises en compte et de l’autre il faut pouvoir adapter les actions à mener à certaines des étapes. Pour résoudre ce dilemme, il faut associer un processus décrivant les jalons majeurs et des sous-processus plus souples associés à chaque étape.
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