Cas d’utilisation – Codification significative et non significative

Dès lors que l'on doit gérer et manipuler des volumes importants de documents, l'utilisation d'une codification devient nécessaire. Il est important que chaque acteur d'un projet puisse communiquer par un même nom et une même définition sur chacun des documents d'un projet ou d'une GED. La codification est composée le plus souvent d'une référence, à laquelle nous nous intéresserons aujourd'hui et d'un numéro de version.

Il existe deux types majeurs de codification, chacun ayant ses avantages et ses inconvénients :

La codification significative

Dans la codification significative, le code est significatif de son cas d'utilisation, de son contexte et/ou de son contenu. Le code dépend alors des propriétés de l'entité qu'il identifie. Cette codification permet (à elle seule) de présenter un premier niveau de hiérarchisation et de structuration des documents sans avoir à mettre en place une gestion des liens. Les recherches sont alors plus faciles à effectuer sur le nom de l'objet et une fois extrait en local, on peut plus facilement à partir du code du document savoir de quoi il parle sans être obligé de l'ouvrir. Par contre si un document s'applique à plusieurs articles, il est alors nécessaire de le dupliquer pour respecter la cohérence de la codification. Ex de codification significative d'un plan : Batiment_Etage_Zone_Spécialité_Phase.

La codification non significative

Dans la codification non significative, le code provient souvent d'un compteur automatique et ne dépend pas des propriétés de l'objet qu'il identifie. Avec une telle codification, il est possible de s'adapter et d'étendre facilement le mécanisme de codification en fonction des besoins. C'est un point important car changer de codification peut s'avérer complexe et provoquer des réticences des utilisateurs. Cette codification permet aussi de gérer les applicabilités multiples au travers de liens entre le document et ses cas d'emploi. Contrairement à la codification significative qui porte en elle-même un premier niveau de lien, cela nécessite deux actions mais donne l'avantage de pouvoir attacher un même document sous les différents cas d'emploi auxquels il s'applique sans introduire d'incohérence. S'il y a des modifications ou des évolutions de ce document il est possible ainsi de les appliquer à l'ensemble des cas d'emploi auxquels le document est attaché (ex : un manuel d'utilisation d'un élément utilisé dans plusieurs systèmes). Ex de codification non significative : 13 chiffres dont 4 pour définir la famille et 9 pour le chrono.

Il est bien sûr possible dans le cas d'une codification non significative de construire le début du code avec des éléments permettant d'identifier la famille de l'élément ou certaines de ses propriétés tout en conservant en fin de code une partie non-significative.

 

Un exemple d'utilisation de la codification significative et non significative

Oui, ce n'est pas forcément facile à comprendre sans exemple! Pour être plus clair, prenons une approche concrète : L'article 123456 dispose d'un plan de maintenance dont la codification significative est PM-123456. Si un article dérivé 234567 utilise le même plan de maintenance, alors avec une codification significative il y a deux options:

• Accrocher PM-123456 à l'article 234567 au travers de la gestion de lien mais cela crée une incohérence


• Dupliquer PM-123456 en PM-234567 mais cela rend nécessaire lors de modifications futures de les répliquer elles-aussi

Avec une codification non significative (plan de maintenance PM-112299 par exemple) on peut directement rattacher le plan de maintenance à l'article 234567 par un lien sans incohérence.

Le choix entre les deux méthodes de codification dépend donc principalement d'un critère : faut-il gérer les multi-applicabilités? C'est souvent le cas dans l'industrie mais par exemple moins dans la construction où un même plan a souvent un cas d'emploi unique.

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