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Product Lifecycle Management
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Livre blanc-gestion des flux documentaires

Categorie : Principes de GED

Cycle de vie des documents et GED

Les principes de gestion des flux documentaires

Par | Principes de GED | 4 commentaires

Dans le cadre de cette rubrique du blog PLM sur les principes de GED, étudions quelques bonnes pratiques de la gestion de documents et de flux documentaires dans les grands projets des secteurs de l’ingénierie et de l’industrie.

En effet, si ces bonnes pratiques relèvent avant tout de principes logiques, elles sont souvent mal maîtrisées et rarement supportées par des process adaptés. La capitalisation du savoir est pourtant un enjeu fondamental, puisque toute connaissance non capitalisée est amenée à disparaître. Et comment mieux capitaliser une connaissance qu’en la rédigeant dans un document ?

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Cycle validation serie parrallèle

Révision des documents : cycles série et parallèle

Par | Principes de GED | 4 commentaires

Quel que soit le service dans lequel on travaille, faire réviser et valider les documents pose souvent plus de difficultés que cela ne devrait! Analyser, sélectionner et déployer les procédures adéquates n’est pas toujours aisé et pour commencer à éclaircir ce sujet, notre article de blog du jour portera sur les cycles de revue « série » ou « parallèle ».

Dans beaucoup d’entreprises les cycles de revue des documents se font en série, sans processus ni outil de support. M. Dupont, le créateur du document l’envoie à son collègue M. Luc, puis à sa supérieure Mme Léa puis à M. Paul du service de contrôle qualité avant de le diffuser. D’ailleurs, au final on se retrouve souvent avec un nom de document à rallonge du type [Client] – Spécification XXX-v4_Luc_Lea_Paul.

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Codification GED et PLM

Cas d’utilisation – Codification significative et non significative

Par | Principes de GED | Pas de commentaires

Dès lors que l’on doit gérer et manipuler des volumes importants de documents, l’utilisation d’une codification devient nécessaire. Il est important que chaque acteur d’un projet puisse communiquer par un même nom et une même définition sur chacun des documents d’un projet. La codification est composée le plus souvent d’une référence, à laquelle nous nous intéresserons aujourd’hui et d’un numéro de version.

Il existe deux types majeurs de codification, chacun ayant ses avantages et ses inconvénients.

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Gestion à l'affaire

Les risques de la gestion de l’information en silos

Par | Principes de GED | Pas de commentaires

Un grand nombre de sociétés sont organisées en structures pyramidales dans lesquelles les services sont souvent structurés en silos de direction. Au quotidien, la stratégie de l’entreprise est souvent déclinée en sous-stratégies propres à chaque service ce qui cloisonne encore plus l’information.

Cette organisation engendre des problèmes très importants pour la direction de l’entreprise car chaque service perd la vision d’ensemble et les objectifs d’entreprise pour se concentrer sur ses buts propres.

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Métadonnées et GED

Concept- de GED – les métadonnées

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Nous avons déjà vu dans cette rubrique « Concept de GED » que la grande majorité des GED :

permettent d’associer un nombre illimité de fichiers à une même fiche, indépendamment du format
assurent le suivi du cycle de vie de ces fiches documentaires ou « fiches de métadonnées » et leur partage et leur évolution au travers de processus métier

Mais que signifie le terme « métadonnées » dans le cadre de la GED? Ce terme est en effet utilisé dans de nombreux autres domaines (elles sont par exemple à la base des techniques du Web sémantique).

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Concept de GED : qu’est ce qu’un dossier documentaire?

Par | Principes de GED | One Comment

Dossier documentaireDans notre précédent article de la rubrique « Principes de GED » nous étions revenus sur les bases et sur ce qu'est un « document » dans la GED. Cela fait partie des notions fondatrices qu'il est toujours intéressant de préciser.

Un autre des éléments centraux pour bien comprendre la GED est le dossier documentaire. En effet comme un des objectifs principaux de la GED est d'organiser l'information documentaire, être capable de classer l'information dans des arborescences «intelligentes» adaptées à l'entreprise est essentiel !

 

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Concept de GED : qu’est ce qu’un document ?

Par | Principes de GED | Pas de commentaires

GED documentDans notre rubrique « Principes de GED« , nous allons revenir sur un point de base, mais essentiel… et qui n'est pas forcément toujours bien compris. Pas de grandes fonctions clés ou de processus innovants aujourd'hui : retour aux fondamentaux !

Dans la GED, un document n'est pas un simple fichier informatique. Il s'agit d'un ou plusieurs fichiers informatiques (de type Ms Office, AutoCAD, Vidéos, image, etc…) qui sont associés à une fiche documentaire qui contient les champs nécessaires à l'identification (codification) de ce document (distinction entre contenant et contenu !) .

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Les matrices de diffusion au service des processus de transmission : une tribune CXP & Lascom

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Tribune CXP Matrice de diffusion

La diffusion des informations dans les projets est souvent une étape bien plus importante qu'on l'imagine au premier abord.

Premièrement car l'objectif d'un document est d'être lu donc d'être transmis aux personnes intéressées par son contenu. C'est à dire d'être diffusé. Et deuxièmement dans les projets où les interlocuteurs sont nombreux, où plusieurs sociétés interviennent, où les documents sont critiques, l'étape de diffusion peut devenir très complexe! Il faut diffuser aux bonnes personnes et seulement à elles pour éviter toute fuite d'information, et cela dépend bien sûr du document, de son état, de son auteur mais aussi de toutes les règles liées aux projets. Pas si simple !

 

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