Dans le secteur industriel, la maîtrise des données techniques est souvent cristallisée autour des outils de conceptions et des nomenclatures, et par conséquent centrée sur le bureau d’études ou le service R&D et sur la chaine de production. Pour autant, les produits se complexifient et la bonne gestion d’un référentiel technique et documentaire dépasse largement le cadre de ce qui est produit par les projeteurs ou de ce qui est envoyé à l’ERP. Par exemple, si on se limite à la simple gestion documentaire, l’information nécessaire aux services tels que le Marketing, la production, la maintenance, le support client ou le suivi d’affaire peut s’avérer très différente. Enfin, les données techniques ne concernent pas uniquement le produit de l’entreprise mais également ce qui gravite autour comme les moyens de tests ou les infrastructures de production.
Ainsi la maîtrise de la gestion des données techniques est un maillon essentiel dans l’accélération des développements produits et dans l’assurance d’une meilleure qualité globale. Une phase récente consiste notamment à optimiser la gestion des multiples plans réalisés par les bureaux d’étude ainsi que les nomenclatures transmises à l’ERP. Bien qu’il existe toujours beaucoup d’entreprises qui utilisent des procédures de partage sur des serveurs et qui multiplient les fichiers Excel, on note un net progrès dans l’utilisation de logiciels dédiés qui permettent de mieux structurer l’information. On observe alors un gain net de productivité et une meilleure gestion des plans et des nomenclatures : ce qui est une étape importante de la maîtrise des données techniques.
La multiplicité des sources de données techniques
Cependant, il est souvent oublié que la maîtrise de la nomenclature, bien qu’essentielle, n’est pas seule garante d’une bonne gestion des données techniques si on se place d’un point de vue global. De nombreuses données et informations constituent les autres facettes du produit. Prenons comme exemple simple celui du pneu : le dessin de la structure est bien évidemment essentiel… mais la vitesse à l’arrachement ou la qualité de la gomme le sont tout autant ! Autre exemple, beaucoup d’entreprises travaillent à l’affaire ou au projet.
Dès le départ, ces affaires ou projets comportent un volume important de données techniques issues des équipes commerciales ou avant-vente : notes de calculs, contraintes, limites techniques prévues, plans de masse, etc. (sans parler des éléments de prévisions projets qui peuvent avoir des impacts directs sur la finance). Toute cette « masse documentaire » est essentielle au suivi et au bon déroulement de l’affaire. Or, on constate très souvent que ces éléments continuent d’être traités sur des serveurs de fichiers partagés ou via des fichiers Excel de suivi des affaires. Sans référentiel central, il est très difficile de capitaliser sur ces éléments et d’avoir une réelle vision globale des projets.
Certains produits sont quant à eux de véritables « mini-systèmes » puisqu’ils intègrent des éléments manufacturés, mais aussi des éléments électroniques ou logiciels. Il devient alors obligatoire de connaître quelles sont les versions de logiciel qui doivent être intégrées et de maîtriser ce qui est livré au client final. Des besoins qui ne sont pas gérés efficacement dans les outils CAO des PME ! Ces derniers éléments complexifient encore d’avantage la maîtrise de la donnée technique et la gestion par simple fichier Excel ou GED connait vite ses limites : difficultés de recherche, aucune vision globale, analyses d’impacts difficiles, etc.
La centralisation au sein d’un référentiel de données techniques, un rouage essentiel de la collaboration
D’autre part, suivant le profil de l’acteur dans l’entreprise, les besoins autour des données techniques sont très différents. Pour le Bureau d’étude et la production, les données permettant de gérer correctement la nomenclature sont essentielles, mais qu’en est-il des autres services ? Le service support ou les partenaires doivent connaître les documentations applicables pour telle ou telle version de produits mais aussi identifier réellement ce qui a été livré au client. Le service Marketing a besoin de connaître les propriétés générales du produit pour mettre en valeur correctement ce dernier. Quand cela est nécessaire, les plans d’entretiens doivent être définis et gérés, etc. Une mauvaise gestion de ces données a donc un impact direct sur la productivité de l’ensemble de l’entreprise et sur les risques potentiels (risques légaux, financiers, d’images).
Un autre écueil de la gestion de l’information est qu’elle est souvent en « silos » et peu partagée. Cela implique nécessairement de la ressaisie, une création de document non standardisée, une productivité des équipes qui s’en ressent (saisie/validation/recherche de l‘information)… Une des conséquences directes est une mémoire d’entreprise gérée de façon « cérébrale » et individuelle et par conséquent des capacités d’analyse des impacts et de gestion du changement plus réduites.
C’est pourquoi, pour résoudre ces problèmes, un référentiel des données techniques doit être transversal à l’ensemble de l’entreprise et lié au cycle de vie du produit et/ou du projet et des affaires. Il ne peut rester centré sur les besoins du bureau d’étude ou du service R&D !
