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Product Lifecycle Management

Les principes de gestion des flux documentaires

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  • 13 février 2017
Cycle de vie des documents et GED

Dans le cadre de cette rubrique du  blog PLM sur les principes de GED, étudions quelques bonnes pratiques de la gestion de documents et de flux documentaires dans les grands projets des secteurs de l’ingénierie et de l’industrie.

En effet, si ces bonnes pratiques relèvent avant tout de principes logiques, elles sont souvent mal maîtrisées et rarement supportées par des process adaptés. La capitalisation du savoir est pourtant un enjeu fondamental, puisque toute connaissance non capitalisée est amenée à disparaître. Et comment mieux capitaliser une connaissance qu’en la rédigeant dans un document ?

Justement, commençons dans cet article par introduire une des bases principales : le cycle de vie du document !

La finalité de tout document d’entreprise réside dans la fourniture d’informations à destination des personnes intéressées par son contenu. L’ensemble de ces personnes représente ce que l’on appelle la population des utilisateurs du document. Un document d’entreprise est donc avant tout rédigé à des fins de diffusion.

Si la phase de rédaction est consommatrice de temps, elle n’est pas la phase la plus dure à gérer. En effet, un document pourra être amené à évoluer au cours du temps, en fonction des remarques des utilisateurs. Et la complexité réside justement dans ce processus d’évolution et de maintien à jour.

Mais si le recueil des remarques est toujours intéressant, la suite à donner à celles-ci diverge selon la nature du document et surtout selon la contractualisation de sa fourniture, ou tout du moins la nécessité de son acceptation par les utilisateurs.

Prenons le cas d’un document non soumis à acceptation, le contenu d’un blog par exemple. En tant que lecteurs, vous êtes les utilisateurs de ce document. Vous avez la possibilité d’apporter vos commentaires sur le contenu. Cependant vos remarques ne déclencheront pas nécessairement la mise à jour de l’article. Non pas parce que nous n’en aurions que faire, mais parce qu’aucun contrat ne régit la fourniture de ce document et qu’aucune acceptation n’est attendue.

A l’inverse, dans le cas où la fourniture d’un document est régie par un contrat ou qu’une acceptation est attendue, les utilisateurs ont la possibilité de demander la prise en compte de leurs remarques au travers d’une mise à jour.

Un processus de gestion documentaire maîtrisé passe donc par plusieurs étapes fondamentales, que sont :

  • la rédaction du document,
  • la revue et le traitement des avis avant diffusion
  • l’obtention de la validation
  • la diffusion
  • Le recueil des commentaires des utilisateurs

L’ensemble des avis constitue autant de contributions qui permettront l’alimentation d’un nouveau cycle, et ce jusqu’à la déclaration d’obsolescence du document. L’efficacité du processus d’évolution et de maintien à jour est donc capitale !

C’est pourquoi dans d’autres articles de cette rubrique nous nous concentrons sur les différentes étapes de ce cycle et sur les bonnes pratiques à mettre en place.

Si le sujet vous intéresse, n’hésitez pas à rejoindre mon cercle Viadéo ou Linkedin pour recevoir les articles sur ce sujet dans votre flux d’actualités.

4 commentaires

  • TETARD dit :

    Bonjour,
    Dans sa phase d'exploitation chantier, le projet doit être édité en plan, selon le moment du projet il y a des phases actives de modifications et des phases de latence. Aussi, dans le processus d'édition des plans à travers le PLM, devraient inclure une date/ heure de péremption dans le cartouche par exemple, de forme automatique, qui fixerait une durée prudentielle de fidélité, et un terme d'obsolescence.

  • Damien dit :

    Bonjour,

    Merci pour votre commentaire, qui semble faire référence à la notion d'applicabilité des documents. L'applicabilité des documents (y compris des plans) fait effectivement partie des capacités du PLM. Elle peut être gérée par différents biais (cartouche ou par exemple au travers de la gestion de configuration : http://www.blogplm.com/evolution-des-donnees–gestion-de-configuration-885c3d422a8771f2e830a6dd29717eda.html)

  • JLM dit :

    Bonjour,
    Il serait important de faire apparaitre dans le sujet, A quel rôle unique ou multiple le doument est destiné (information importante pour stimuler les commentaires des, ou l´utilisation par les, utilisateurs) et que ce sont les personnes en charge de ce ou ces roles qui devraient initier des évolutions du document

  • Damien ANDRIEU dit :

    Merci pour votre remarque, j'en prends bonne note pour un prochain article.

    Damien,

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