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Product Lifecycle Management

Révision des documents : cycles série et parallèle

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  • 6 février 2017
Cycle validation serie parrallèle

Quel que soit le service dans lequel on travaille, faire réviser et valider les documents pose souvent plus de difficultés que cela ne devrait! Analyser, sélectionner et déployer les procédures adéquates n’est pas toujours aisé et pour commencer à éclaircir ce sujet, notre article de blog du jour portera sur  les cycles de revue « série » ou « parallèle ».

Dans beaucoup d’entreprises les cycles de revue des documents se font en série, sans processus ni outil de support. M. Dupont, le créateur du document l’envoie à son collègue M. Luc, puis à sa supérieure Mme Léa puis à M. Paul du service de contrôle qualité avant de le diffuser. D’ailleurs, au final on se retrouve souvent avec un nom de document à rallonge du type [Client] – Spécification XXX-v4_Luc_Lea_Paul.

Travailler en série rallonge les cycles de validation car les temps de révision de chacun s’additionnent comme Mme Léa ne peut commencer à revoir le document avant M. Luc, et M. Paul avant Mme. Léa. Le respect du processus dépend de la rigueur de la personne qui envoie en validation, le plus souvent le rédacteur du document lui-même lorsqu’il a terminé la rédaction. Ainsi le process de série n’est souvent pas respecté et tous les intervenants revoient le document en même temps, font des remarques parfois contradictoires, ne prennent pas en compte les remarques des autres etc. Cela crée bien sûr d’énormes difficultés pour fusionner les différentes versions! Dans le premier cas où le cycle série est respecté, Monsieur Dupont a besoin d’énormément de temps pour faire valider son document et dans le deuxième il se retrouve avec 3 versions de son document avec des corrections différentes, portant parfois sur les mêmes éléments. Question efficacité on peut faire mieux… La deuxième possibilité, que doit permettre tout bon logiciel de gestion de données, est de gérer (correctement) les cycles de revue en parallèle, c’est à dire sans avoir des problèmes de fusion (ou « merge ») des documents. Pour cela la solution logicielle doit permettre d’annoter un document sans l’altérer grâce à des formats de calques. On peut ainsi avoir une vision globale des différentes remarques en superposant les calques et chaque acteur du processus de revue peut à tout moment et en temps réel accéder aux remarques effectuées par les autres acteurs. Le responsable peut ensuite suivre et tracer la prise en compte des différentes remarques au fur et à mesure des révisions successives. Pour chaque version on sait précisément quelles remarques ont été prises en compte. Le processus est ainsi beaucoup plus fluide et efficace. Cette méthode permet à l’ensemble des acteurs de travailler en parallèle à la revue d’un document, tout en assurant la traçabilité de toutes les annotations et de leur suivi. Si le sujet vous intéresse, rejoignez mon cercle Viadéo ou Linkedin pour recevoir automatiquement les prochains articles sur ce sujet.

4 commentaires

  • Laure1 dit :

    Bonjour,

    Votre article m'a beaucoup intéressé dans le cadre de mon mémoire sur les causes d'erreurs et de retards engendrés par les procédures en entreprise.

    Puis-je reprendre certaines parties en les citant?

    Merci de votre réponse,

  • Damien dit :

    Bonjour Laure,

    Oui c'est possible en indiquant la source ainsi qu'un lien vers le blog.

    Merci de ton intérêt en tout cas.

    Bonne journée,

  • JLM dit :

    Bonjour,
    Sous entendez-vous que le logicielle de PLM doit être le support à la conception des documents?
    SI oui je pense que ce n´est pas une solution viable (la vitesse d´évolution des logiciels « mondiaux » dédiés à cette tache limitera l´attractivité d´un logiciel de PLM qui ne la suivrait pas.
    Pour moi le logiciel de PLM doit gérer les états et les diffusions des documents mais pas leur conception.

  • Damien ANDRIEU dit :

    Bonjour,

    Le PLM ne doit pas être le support pour la conception du document mais bien pour son cycle de vie. C'est à dire le suivi de son évolution une fois rédigé : diffusion, validation, modification, cycle de relecture, acceptation finale…

    Damien,

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