Le logiciel Excel est l’un des logiciels bureautiques les plus utilisés dans le monde de l’entreprise aussi bien pour tenir à jour des carnets de contacts que pour faire des calculs, mettre en place des tableaux de bord ou exploiter des données. La diffusion du logiciel Excel est partie du grand public ce qui lui a permis de s’installer plus facilement comme un outil central dans les entreprises, en étant soutenu par les utilisateurs qui se l’étaient appropriés.
Excel : quand ses atouts sont à la source de certains des risques
Les problèmes engendrés sont aussi dus à un de ses principaux atouts: sa facilité d’utilisation et d’adaptation à des problématiques très larges. Chacun va commencer à l’utiliser pour répondre à un premier besoin. De nouveaux besoins vont apparaitre et l’utilisateur va consolider et développer son fichier Excel pour répondre à ces nouvelles problématiques puis le fichier sera probablement ouvert à d’autres utilisateurs, etc… Ainsi à partir d’un premier fichier simple, celui-ci va se développer, devenir de plus en plus complexe jusqu’à atteindre une criticité qui n’était pas prévue initialement !
Le risque vient donc principalement de l’usage trop important et détourné de son objectif initial et non pas de réelles failles du logiciel. C’est cela qui va créer des problèmes de sécurité d’accès et de sauvegarde de l’information critique. Mettre un mot de passe sur son classeur Excel tout en le ramenant chez soi sur sa clé USB ne suffit pas à le protéger lorsque les informations qu’il contient sont sensibles !
Excel et appropriation du SI par les métiers
Cela rejoint aussi un sujet dont nous avons déjà beaucoup parlé, qui est l’appropriation des logiciels par les utilisateurs métiers. Ce qui a de nombreux avantages, si bien sûr les logiciels sont adaptés. On retrouve naturellement ces problématiques avec de nombreux autres logiciels bureautiques, en particulier ceux qui sont à la fois utilisés dans la sphère privée et professionnelle, ainsi que ceux qui ont un volume important d’utilisateurs et de données critiques stockées. Excel est un outil essentiel dont les entreprises ne peuvent se passer, mais il faut l’utiliser pour répondre aux besoins pour lesquels il a été conçu.
Pour conclure, à chaque besoin correspond son outil/logiciel. A étendre au maximum les fonctionnalités d’un outil, on risque de sortir de son objectif initial. Cela fait certes gagner du temps et de l’argent initialement, mais sur le long terme cela peut créer des dangers plus importants que les bénéfices. C’est en particulier le cas pour la gestion des données dans le cycle de vie des produits : Excel est parfois utilisé comme palliatif à un logiciel de PLM, mais engendre alors de vrais risques sur le moyen et long termes.
