On a déjà beaucoup parlé des processus et des workflows sur ce blog, mais encore peu de leurs objectifs au sein des applications de PLM, de Gestion de Données et de Business Process Management (BPM). Si on a tous une idée en tête en pensant à ce qu’ils permettent de faire, ce n’est pas toujours simple à mettre sur le papier.
A quoi les processus informatiques servent-ils dans les applications ?
Les processus permettent non seulement de faire circuler l’information et de prendre une décision (donc de faire éventuellement changer le statut d’un élément/objet du logiciel) mais surtout ils permettent de :
- Permettre à l’utilisateur de se retrouver automatiquement en contexte de travail, et présenter à l’utilisateur des données du référentiel organisées en fonction de la tâche qu’il doit réaliser. Par exemple, présenter la liste des faits techniques déjà recensés sur un produit, lorsque l’utilisateur en saisit un nouveau. Le contenu du formulaire de travail doit être dynamique : les champs et les données qu’il présente à l’acteur d’une l’étape peuvent être différents de ceux qu’il présentera à l’étape suivante ; l’objectif étant de présenter à un acteur donné, uniquement l’information dont il a besoin.
- Automatiser des tâches à faible valeur ajoutée et nécessitant une bonne connaissance de l’application. Par exemple, enregistrer dans le référentiel un document, une anomalie, une modification; le rattacher dans le bon dossier du produit; créer une nouvelle configuration en fonction des informations saisies par l’utilisateur…
- Structurer la collaboration et les échanges entre les utilisateurs pour assurer la transmission de la bonne information au bon moment et respecter les procédures internes de l’entreprise. Derrière cette idée on retrouve aussi la traçabilité des échanges et des décisions (en particulier des validations).
Une interopérabilité entre les données et les processus nécessaire
Ces bénéfices nécessitent d’assurer l’interopérabilité entre les données et les processus mais aussi de permettre que les formulaires et les processus puissent évoluer et s’adapter facilement. Pour cela, il faut à minima que :
- Les données soient indépendantes de la gestion des processus et puissent donc évoluer séparément,
- Les formulaires circulant dans les processus, et les données soient associés entre eux, mais ne soient pas encapsulés.
