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Product Lifecycle Management

Workflow, un choix d’implémentation par défaut pour les processus ?

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  • 6 juillet 2015

Après avoir vu quelle est la différence entre processus et workflow (sinon c’est que vous n’avez pas lu cet article !), une question faisait logiquement son apparition : dans les outils informatiques, les workflows sont-ils un choix d’implémentation par défaut pour prendre en compte les processus de l’entreprise?

Pour modéliser efficacement un processus sous forme de workflow informatique, il est nécessaire de disposer d’une vision très précise et claire des processus et des intervenants. Les workflows sont donc des outils puissant de modélisation, en particulier lorsqu’ils sont mis au service de logiciel, mais :

  • Ils doivent être bien cartographiés (acteurs, tâches, conditions…)
  • Ils sont également plus rigides

Si on prend l’exemple de notre logiciel, il permet de piloter des processus métiers très variés qui ne sont pas systématiquement modélisés sous forme de workflows rigides. Avec 25 ans d’expérience nous savons en effet que le « tout workflow » peut très bien créer des « usines à gaz » et complexifier un processus qui devrait être simple et intuitif…En effet, si une approche avec une structure rigide est nécessaire pour assurer la qualité, il est souvent préférable de conserver un niveau de flexibilité et de souplesse pour permettre de s’adapter selon le cadre et le type de projet : taille, lieu, budget…

Voici quelques exemples de processus et leurs méthodes d’implémentation dans notre PLM :

  • Processus de modification d’un document : simple changement d’indice associé au principe de « check out / check in ».
  • Processus de gestion des réserves et gestion des listes prévisionnelles : fichiers Excel intelligents et dynamiques en liaison direct avec le référentiel
  • Processus de réponse à appel d’offres : workflow réalisé avec notre outil « Task Manager » permettant d’enchainer simplement un ensemble d’actions simples
  • Processus de gestion des faits techniques et processus d’ordre de modification réalisés avec notre moteur technologique de workflow
  •  …

Il s’agit donc de prendre du recul et c’est pour cela qu’il est aussi important de différencier la notion de processus qui porte le métier du client, du workflow qui est plus (au sens informatique) une manière de le modéliser. Chaque processus a des niveaux de complexité et de traçabilité nécessaires qui lui sont propres. Il faut donc adapter l’approche de modélisation au processus et non pas forcer le processus à rentrer dans un outil de modélisation… Cela peut paraitre simple et évident mais ce n’est pas toujours appliqué!

 

Pour les industriels, le choix de méthodologie de l’éditeur pour implémenter leurs processus dans la solution logicielle est donc décisif pour répondre de manière simple et efficace à leurs besoins. Avant toute chose c’est la compréhension par l’éditeur des besoins et des processus métier qui est primordiale plus que la capacité à représenter des processus très complexes sous forme de workflows informatiques.

 

 

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