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Concept de GED : qu’est ce qu’un dossier documentaire?

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  • 14 janvier 2015

Dossier documentaireDans notre précédent article de la rubrique « Principes de GED » nous étions revenus sur les bases et sur ce qu’est un « document » dans la GED. Cela fait partie des notions fondatrices qu’il est toujours intéressant de préciser.

Un autre des éléments centraux pour bien comprendre la GED est le dossier documentaire. En effet comme un des objectifs principaux de la GED est d’organiser l’information documentaire, être capable de classer l’information dans des arborescences «intelligentes» adaptées à l’entreprise est essentiel !

 

Cependant, suivant le périmètre fonctionnel de la GED et son niveau technologique, la manière de gérer ces dossiers, et l’aboutissement des fonctionnalités qui sont liées ne sont pas du tout les mêmes… Je vous propose ici notre vision de ce que devrait être cette gestion des dossiers documentaires. Nous resterons sur les bases sans s’étendre sur les notions de configuration documentaire en lien avec des articles que peuvent permettre un PLM.

Les dossiers documentaires vont permettre de structurer l’accès à l’information (accès aux documents) au travers d’informations métier qui ne sont pas nécessairement sur la fiche d’identité des documents stockés dans les familles d’objets documentaires (i.e : les différents « types » de documents comme les pièces écrites, pièces graphiques, comptes rendus, courriers reçus…). On peut ainsi considérer les dossiers documentaires comme autant de classeurs, chemises, pochettes … permettant de réaliser des regroupements de documents.

On peut  également faire le parallèle avec une arborescence Windows, avec une différence de taille qui est de pouvoir intégrer un même document dans différents dossiers sans que celui-ci ne soit copié. Les dossiers utilisent des liaisons vers les documents, ils ne les contiennent pas réellement. Cet avantage de « multi-positionnement » est dans la pratique très important et ne se retrouve pas lorsqu’on travaille sous format papier…

Il est ainsi très utile de pouvoir retrouver tous les dossiers dans lesquels est classé un document. Cela permet notamment de faciliter l’analyse d’impact de la modification d’un document. Toute GED devrait permettre d’utiliser une fonction « cas d’emploi » permettant ce type de recherche ! A noter que le dossier peut lui-même contenir d’autres dossiers de classement qui sont alors des sous-dossiers eux-mêmes classés.

Le dossier documentaire peut ainsi aller d’une simple « chemise » regroupant différents documents autour d’un sujet à une vraie arborescence documentaire à plusieurs niveaux composée de sous-dossiers (pouvant être, comme les documents, intégrés dans différents dossiers).

A partir de là, on peut commencer à apporter une vraie valeur ajoutée en analysant l’utilisation de documents dans plusieurs dossiers, en suivant l’avancement d’un dossier par la comparaison des documents qui le composent avec l’arborescence théorique, en intégrant facilement des documents dans plusieurs dossiers sans besoin de les dupliquer…

Un commentaire

  • DematCo dit :

    Bonjour,

    L'article est intéressant, pour moi un dossier remplace une pièce, un sous dossier, une armoire, un sous dossier un classeur …

    Du coup on ne perd pas de temps lorsqu'on passe de la version physique à la version numérique.

    Plus d'info sur http://www.dematco.fr

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